HILFEBEREICH

SwissWP Intranet

SwissWP Intranet installieren

  1. Plugin-ZIP unter Plugins → Installieren → Plugin hochladen installieren.
  2. SwissWP Intranet aktivieren.
  3. Unter Einstellungen → SwissWP Intranet → Lizenz & Updates den Lizenzschlüssel aktivieren.
  4. Unter Basis & Design Firmenname, Intranet-Pfad, Farbe und Logo einstellen.
  5. Über Intranet öffnen die Frontend-App starten.

Module aktivieren

Unter Einstellungen → SwissWP Intranet → Module können einzelne Bereiche aktiviert oder deaktiviert werden. Ein deaktiviertes Modul verschwindet vollständig aus der Intranet-Navigation.

Projekt- und Aufgabenstatus anpassen

Unter Status & Workflow können Projekt- und Aufgabenstatus frei definiert werden. Pro Zeile wird ein Status eingetragen, beispielsweise:

Projekte: Anfrage, Planung, In Arbeit, Wartet auf Kunde, Abgeschlossen

Aufgaben: Offen, In Arbeit, Wartet, Erledigt

Mitarbeiter anlegen

Teamleitungen und Administratoren öffnen im Intranet den Bereich Mitarbeiter. Dort können Name, E-Mail, Funktion, Telefon und Rolle erfasst werden.

Die Rollen Intranet Mitarbeiter und Intranet Teamleitung arbeiten direkt im Frontend-Intranet und werden nicht in das normale WordPress-Backend geführt.

Kunden und Projekte anlegen

Zuerst kann ein Kunde angelegt werden. Danach wird ein Projekt erstellt und mit Kunde, Projektleitung, Team, Status, Fortschritt, Zeitbudget und Fristen verknüpft.

Mitarbeiter sehen grundsätzlich nur Projekte, denen sie zugeordnet wurden. Teamleitungen und Administratoren können alle Projekte verwalten.

Zeiterfassung verwenden

  1. Bereich Zeiterfassung oder ein Projekt öffnen.
  2. Projekt auswählen.
  3. Optional Tätigkeit beschreiben und „verrechenbar“ wählen.
  4. Start anklicken.
  5. Nach Abschluss Stop wählen.

Die erfasste Dauer wird automatisch dem Projekt zugeordnet.

Arbeitsrapport erstellen

Projekt öffnen und den Tab Rapporte wählen. Rapporttext, Dauer, Material und offene Punkte können manuell erfasst werden.

Ist Replicate aktiviert, stehen zusätzlich Sprechen und KI strukturieren zur Verfügung. Die KI-Ausgabe wird vor dem Speichern in normale Formularfelder übernommen und kann jederzeit geändert werden.

Replicate KI einrichten

  1. Unter Einstellungen → SwissWP Intranet → KI den Replicate API-Token hinterlegen.
  2. Das gewünschte Textmodell wählen. Standard ist openai/gpt-5.6-luna.
  3. Speichern.

Der API-Token wird nicht im Frontend ausgegeben. KI ist optional und kann als Modul vollständig deaktiviert werden.

IMAP und SMTP einrichten

  1. Unter Einstellungen → SwissWP Intranet → E-Mail (IMAP/SMTP) öffnen.
  2. IMAP-Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Passwort des Firmenpostfachs eintragen.
  3. SMTP-Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort und Absenderadresse eintragen.
  4. Einstellungen speichern.
  5. Mit IMAP testen und SMTP-Testmail senden beide Verbindungen kontrollieren.

Typische Werte sind IMAP Port 993 mit SSL/TLS und SMTP Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS. Die exakten Angaben liefert der jeweilige Mailhoster.

Danach zeigt das Modul E-Mail den Posteingang an. Aus Projekten können Nachrichten direkt über SMTP versendet werden. Bekannte Kunden werden anhand ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse automatisch erkannt.

Die Mail-Passwörter werden verschlüsselt gespeichert und im Backend nach dem Speichern nicht im Klartext angezeigt.

Dateien verwalten

Dateien können direkt einem Projekt zugeordnet werden. Sie werden nicht über einen frei sichtbaren Link ausgegeben, sondern über die berechtigungsgeschützte Downloadfunktion des Intranets.

Firmenmitteilungen und Lesebestätigung

Teamleitungen können Mitteilungen erstellen und optional eine Lesebestätigung verlangen. Mitarbeiter sehen die Mitteilung im Intranet und bestätigen sie mit einem Klick.

Intranet-Pfad ändern

Standardmässig ist das Intranet unter /intranet/ erreichbar. Der Pfad kann unter Basis & Design geändert werden. WordPress aktualisiert die Weiterleitungsregeln beim Speichern.