HILFEBEREICH

SwissWP Mail

SwissWP Mail installieren

  1. Plugin-ZIP unter Plugins > Installieren > Plugin hochladen auswählen.
  2. SwissWP Mail installieren und aktivieren.
  3. Im WordPress-Backend SwissWP Mail > Einstellungen öffnen.
  4. IMAP- und SMTP-Zugangsdaten des Firmenpostfachs eintragen.
  5. Einstellungen speichern und beide Verbindungen testen.

IMAP-Posteingang einrichten

IMAP wird verwendet, um empfangene Nachrichten und vorhandene Mailordner anzuzeigen.

  1. SwissWP Mail > Einstellungen öffnen.
  2. IMAP-Server und Port eintragen.
  3. SSL/TLS, STARTTLS oder keine Verschlüsselung auswählen.
  4. Benutzername und IMAP-Passwort eintragen.
  5. Das gewünschte Standardpostfach angeben. Normalerweise lautet dieses INBOX.
  6. Die Anzahl Nachrichten pro Seite auswählen.
  7. Das automatische Prüfintervall festlegen.
  8. Einstellungen speichern.
  9. IMAP testen auswählen.

Typische IMAP-Einstellungen sind Port 993 mit SSL/TLS oder Port 143 mit STARTTLS. Die exakten Angaben erhalten Sie bei Ihrem Mailanbieter.

SMTP-Versand einrichten

SMTP wird für neue E-Mails, Antworten und die SMTP-Testnachricht verwendet.

  1. SMTP-Server und Port eintragen.
  2. SSL/TLS, STARTTLS oder keine Verschlüsselung auswählen.
  3. SMTP-Benutzername und Passwort hinterlegen.
  4. Absender-E-Mail und Absendername eintragen.
  5. SMTP-Authentifizierung aktivieren, sofern sie vom Mailanbieter verlangt wird.
  6. Einstellungen speichern.
  7. SMTP-Testmail senden auswählen.

Typische SMTP-Einstellungen sind Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS.

Versandweg für WordPress und WooCommerce auswählen

Unter SwissWP Mail > Einstellungen > WordPress- und WooCommerce-E-Mails stehen drei Versandwege zur Verfügung.

WordPress-Standard

SwissWP Mail greift nicht in den Versand ein. WordPress verwendet weiterhin den bisherigen Versandweg des Servers.

SwissWP SMTP oder anderes SMTP-Plugin

SwissWP Mail greift nicht in den Versand ein. Das bereits installierte SMTP-Plugin bleibt für WordPress-, Formular- und WooCommerce-E-Mails zuständig.

SwissWP Mail-Konto

Alle über wp_mail() laufenden WordPress-, Formular- und WooCommerce-E-Mails verwenden das in SwissWP Mail hinterlegte SMTP-Konto.

Wichtig: Es sollte nur ein SMTP-Plugin den Versand übernehmen. Wird das SwissWP-Mail-Konto verwendet, sollte ein anderes SMTP-Plugin nicht gleichzeitig versuchen, dieselben E-Mails umzuleiten.

WooCommerce-E-Mails versenden

WooCommerce verwendet für seine normalen Bestell- und Kundenbenachrichtigungen die WordPress-Mailfunktion. Wird das SwissWP Mail-Konto ausgewählt, laufen diese Nachrichten über das konfigurierte SMTP-Konto.

Die WooCommerce-E-Mail-Vorlagen bleiben dabei erhalten. SwissWP Mail fügt keine zusätzliche persönliche oder allgemeine Signatur hinzu.

WooCommerce-Erweiterungen, welche Nachrichten über eine eigene API oder einen externen Versanddienst übermitteln, werden von dieser Einstellung nicht erfasst.

Posteingang verwenden

Unter SwissWP Mail > Posteingang werden die Nachrichten des gewählten IMAP-Ordners angezeigt.

  • Ordner über die linke Navigation wechseln
  • Nach Absender, Betreff oder Inhalt suchen
  • Nur ungelesene Nachrichten anzeigen
  • Eine Nachricht anklicken, um den vollständigen Inhalt zu öffnen
  • Empfangene Anhänge herunterladen
  • Nachrichten beantworten, verschieben oder löschen
  • Eine Nachricht wieder als ungelesen markieren

Eine ungelesene E-Mail wird zwei Sekunden nach dem Öffnen automatisch als gelesen markiert.

Neue E-Mail schreiben

  1. SwissWP Mail > Neue E-Mail öffnen.
  2. Empfängeradresse eintragen.
  3. Betreff und Nachricht erfassen.
  4. Optional Dateien als Anhang auswählen.
  5. E-Mail senden anklicken.

Es können bis zu zehn Anhänge mit maximal 20 MB pro Datei ausgewählt werden. Die tatsächliche Versandgrösse kann zusätzlich durch den Mailserver oder das Webhosting begrenzt sein.

Auf eine E-Mail antworten

  1. Gewünschte Nachricht im Posteingang öffnen.
  2. Antworten auswählen.
  3. Antworttext eingeben.
  4. Optional Anhänge hinzufügen.
  5. Nachricht absenden.

Die ursprüngliche Nachricht wird beim Versand als Zitat unterhalb der Antwort eingefügt.

Ordner erstellen und Nachrichten verschieben

In der Ordnernavigation kann ein neuer Mailordner erstellt werden. Geöffnete Nachrichten lassen sich anschliessend über die Auswahl Verschieben einem anderen Ordner zuordnen.

Beim Löschen versucht SwissWP Mail zuerst, einen vorhandenen Papierkorb des IMAP-Postfachs zu erkennen. Befindet sich die Nachricht bereits im Papierkorb oder wurde kein geeigneter Papierkorb gefunden, wird die Löschaktion direkt über IMAP ausgeführt.

E-Mail-Signatur konfigurieren

Die allgemeine Signatur wird unter SwissWP Mail > Einstellungen > Zugriff und Signatur hinterlegt.

  • {name} – Anzeigename
  • {email} – Benutzer-E-Mail
  • {firma} – Name der Website
  • {funktion} – Funktion des Benutzers
  • {telefon} – Telefonnummer des Benutzers

Eine persönliche Signatur kann im jeweiligen WordPress-Benutzerprofil hinterlegt werden. Ist eine persönliche Signatur vorhanden, wird diese anstelle der allgemeinen Signatur verwendet.

Die Signaturen gelten nur für Nachrichten, die direkt im SwissWP-Mail-Mailclient geschrieben werden. Automatische WordPress- und WooCommerce-E-Mails werden nicht verändert.

Zugriffsrechte festlegen

Administratoren haben immer Zugriff auf SwissWP Mail. Unter SwissWP Mail > Einstellungen können weitere WordPress-Rollen freigegeben werden.

Nur freigegebene Benutzer sehen den Mailbereich und dürfen Nachrichten, Ordner und geschützte Anhänge aufrufen.

Automatische Prüfung auf neue E-Mails

SwissWP Mail kann den Posteingang alle 30, 60 oder 120 Sekunden prüfen. Die Prüfung erfolgt, während eine SwissWP-Mail-Seite im WordPress-Backend geöffnet ist.

Neue Nachrichten aktualisieren den Ungelesen-Zähler und können direkt in der Nachrichtenliste erscheinen, ohne dass die Seite manuell neu geladen werden muss.

Versandverlauf

Unter SwissWP Mail > Gesendet werden die Nachrichten angezeigt, die direkt über den SwissWP-Mail-Mailclient versendet wurden.

Der Verlauf enthält Datum, Empfänger, Betreff, WordPress-Benutzer, Versandstatus und die Namen der verwendeten Anhänge.

Automatische WordPress-, Formular- und WooCommerce-E-Mails werden nicht zusätzlich in diesem Verlauf gespeichert.

Lizenz aktivieren

  1. SwissWP Mail > Einstellungen öffnen.
  2. Zum Bereich Lizenz & Updates scrollen.
  3. Lizenzschlüssel eintragen.
  4. Aktivieren auswählen.

Die installierte Plugin-Version kann nach Ablauf der Lizenz weiterverwendet werden. Für automatische Aktualisierungen und neue Versionen wird eine aktive Lizenz benötigt.

Microsoft 365 und Google Workspace

Version 1.0.1 verwendet die Anmeldung mit Benutzername und Passwort beziehungsweise App-Passwort. OAuth2 ist nicht enthalten.

Wenn der Mailanbieter keine klassische Passwortanmeldung erlaubt, muss gegebenenfalls ein App-Passwort erstellt oder ein anderes kompatibles Postfach verwendet werden.

Fehlerbehebung

Die IMAP-Verbindung schlägt fehl

  • IMAP-Server und Port kontrollieren.
  • Benutzername und Passwort erneut prüfen.
  • SSL/TLS und STARTTLS korrekt auswählen.
  • Prüfen, ob IMAP beim Mailanbieter aktiviert ist.
  • Bei aktiver Zwei-Faktor-Anmeldung ein App-Passwort verwenden.
  • Beim Webhoster nachfragen, ob ausgehende IMAP-Verbindungen erlaubt sind.

Der SMTP-Versand schlägt fehl

  • SMTP-Server, Port und Verschlüsselung prüfen.
  • SMTP-Authentifizierung kontrollieren.
  • Absenderadresse und SMTP-Benutzername vergleichen.
  • Prüfen, ob der Mailanbieter abweichende Absenderadressen blockiert.
  • Das Mailserver-Protokoll des Hostings kontrollieren.

WordPress- oder WooCommerce-Mails werden nicht über SwissWP Mail versendet

  • Prüfen, ob SwissWP Mail-Konto ausgewählt wurde.
  • SMTP-Einstellungen speichern und den SMTP-Test ausführen.
  • Prüfen, ob ein weiteres SMTP-Plugin aktiv in den Versand eingreift.
  • Kontrollieren, ob die betreffende Erweiterung wp_mail() verwendet.
  • Bei WooCommerce eine Testbestellung oder eine erneute Bestellmail ausführen.

Neue E-Mails erscheinen nicht automatisch

  • Prüfen, ob eine SwissWP-Mail-Seite geöffnet ist.
  • Das automatische Prüfintervall kontrollieren.
  • Browser-Konsole und WordPress-AJAX-Aufrufe auf Fehler prüfen.
  • Zwischenspeicher- oder Sicherheitsplugins kontrollieren.

Ein Anhang kann nicht heruntergeladen werden

  • Prüfen, ob die Nachricht noch im gleichen Mailordner liegt.
  • WordPress-Seite neu öffnen und den Download erneut starten.
  • Serverlimits und Dateigrösse kontrollieren.

Plugin deinstallieren

Unter SwissWP Mail > Einstellungen kann festgelegt werden, ob Einstellungen, verschlüsselte Passwörter, persönliche Maildaten und der lokale Versandverlauf bei der Deinstallation gelöscht werden sollen.

Ist diese Option nicht aktiviert, bleiben die gespeicherten Plugin-Daten für eine spätere Neuinstallation erhalten.