Hilfe – SwissWP WooCommerce PDF-Suite

Mit der SwissWP WooCommerce PDF-Suite verwaltest du PDF-Rechnungen, Schweizer QR-Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungseingänge und Mahnungen direkt in WooCommerce.

Diese Anleitung führt dich durch die wichtigsten Einstellungen und Funktionen.

1. Installation

1. Lade die ZIP-Datei des Plugins herunter.
2. Öffne in WordPress Plugins → Neues Plugin hinzufügen.
3. Wähle Plugin hochladen.
4. Lade die ZIP-Datei hoch.
5. Installiere und aktiviere das Plugin.

Nach der Aktivierung findest du die Einstellungen der PDF-Suite im WordPress- beziehungsweise WooCommerce-Backend.

2. Grundeinstellungen

Richte zuerst die allgemeinen Angaben für deine Dokumente ein.

Kontrolliere insbesondere:

• Firmenname
• Firmenadresse
• Kontaktangaben
• Bankverbindung
• IBAN beziehungsweise QR-IBAN
• Standard-Zahlungsfrist
• E-Mail-Einstellungen
• Einstellungen für Rechnungen
• Einstellungen für Lieferscheine
• Einstellungen für das Mahnwesen

3. PDF-Rechnungen

Die PDF-Suite erstellt Rechnungen direkt auf Basis deiner WooCommerce-Bestellungen.

Je nach Bestellung können unter anderem folgende Informationen auf der Rechnung erscheinen:

• Rechnungsnummer
• Bestellnummer
• Bestelldatum
• Rechnungsadresse
• Produkte
• Artikelnummern
• Mengen
• Einzel- und Gesamtpreise
• Versandkosten
• Rabatte
• Steuern
• Gesamtbetrag
• Bereits bezahlter Betrag
• Offener Restbetrag

Rechnung manuell erstellen

Öffne die gewünschte WooCommerce-Bestellung. Dort kannst du die PDF-Rechnung für die Bestellung erstellen beziehungsweise herunterladen.

Rechnung automatisch versenden

In den Einstellungen kannst du festlegen, bei welchen WooCommerce-Bestellstatus eine Rechnung automatisch an den Kunden versendet werden soll.

Wähle nur Status aus, bei denen der automatische Rechnungsversand für deinen Geschäftsablauf sinnvoll ist.

4. MwSt.-Tabelle

Die PDF-Rechnung enthält eine übersichtliche MwSt.-Zusammenfassung.

Für jeden verwendeten Steuersatz können folgende Angaben separat dargestellt werden:

• Steuersatz
• Grundbetrag
• Steuerbetrag
• Zwischensumme inklusive Steuer

Dadurch bleiben auch Rechnungen mit mehreren unterschiedlichen Steuersätzen übersichtlich.

5. Schweizer QR-Rechnung

Die PDF-Suite unterstützt Schweizer QR-Rechnungen mit integriertem Swiss QR-Code.

Der QR-Zahlteil muss nicht auf jeder Rechnung erscheinen. Du kannst festlegen, für welche Zahlungsarten eine QR-Rechnung erstellt werden soll.

Bankdaten

Hinterlege die benötigten Bankdaten vollständig in den Einstellungen.

Je nach verwendeter Variante benötigst du insbesondere:

• Kontoinhaber
• Adresse des Kontoinhabers
• IBAN beziehungsweise QR-IBAN
• Land

Wann wird ein QR-Zahlteil erstellt?

Ein QR-Zahlteil wird für dafür konfigurierte Zahlungsarten verwendet, solange für die Bestellung noch ein offener Rechnungsbetrag vorhanden ist.

Bei vollständig bezahlten Bestellungen wird kein weiterer Zahlungsbetrag benötigt.

6. Zahlungsart «QR-Rechnung»

Die SwissWP WooCommerce PDF-Suite enthält eine eigene WooCommerce-Zahlungsart QR-Rechnung.

Damit können Kunden ihre Bestellung abschliessen und anschliessend über die QR-Rechnung bezahlen.

Versand erst nach Zahlungseingang

Wenn du diese Variante auswählst, bleibt die Bestellung bis zur vollständigen Zahlung als noch nicht bezahlt behandelt.

Die Ware soll in diesem Ablauf erst für die weitere Bearbeitung beziehungsweise den Versand freigegeben werden, nachdem der vollständige Zahlungseingang erfasst wurde.

Versand vor Zahlungseingang

Alternativ kannst du erlauben, dass eine Bestellung bereits vor dem Zahlungseingang versendet wird.

Dafür verwendet die PDF-Suite einen eigenen Bestellstatus für Bestellungen, die bereits für den Versand freigegeben sind, deren Rechnung aber weiterhin offen ist.

So bleiben Versandfreigabe und Zahlungsstatus getrennt.

7. Zahlungseingänge und Teilzahlungen

Bei Rechnungsbestellungen können bereits eingegangene Zahlungen berücksichtigt werden.

Das ist beispielsweise sinnvoll bei:

• Teilzahlungen
• Anzahlungen
• Manuell verbuchten Bankzahlungen
• Nachträglich vollständig bezahlten Rechnungen

Aus Gesamtbetrag und bereits erfassten Zahlungen ergibt sich der noch offene Restbetrag.

Vollständige Zahlung

Wenn der gesamte offene Betrag verbucht wurde, gilt die Rechnung innerhalb der Zahlungsverwaltung als vollständig bezahlt.

Für eine vollständig bezahlte Rechnung sind keine weiteren Mahnungen erforderlich.

8. Lieferscheine

Zusätzlich zur Rechnung kannst du für WooCommerce-Bestellungen separate PDF-Lieferscheine erstellen.

Ein Lieferschein kann unter anderem enthalten:

• Bestellnummer
• Bestelldatum
• Lieferadresse
• Produktnamen
• Artikelnummern
• Mengen

Preise auf dem Lieferschein

In den Einstellungen kannst du bestimmen, ob Produktpreise auf Lieferscheinen angezeigt werden sollen.

Für klassische Versand- und Lagerprozesse kann der Lieferschein somit auch ohne Preisangaben erstellt werden.

9. Lieferschein automatisch an Lager oder Administration senden

Die PDF-Suite kann Lieferscheine automatisch an interne E-Mail-Adressen senden.

Mögliche Empfänger sind beispielsweise:

• Lager
• Versand
• Administration
• Filiale
• Produktion

Du kannst mehrere Empfänger hinterlegen.

Bestellstatus auswählen

Lege fest, bei welchen WooCommerce-Bestellstatus der Lieferschein automatisch verschickt werden soll.

Wenn du bei der QR-Zahlungsart den Versand vor Zahlungseingang erlaubst, kann auch der entsprechende Status für die Versandfreigabe verwendet werden.

10. Offene Rechnungen

Die PDF-Suite berücksichtigt offene Rechnungsbeträge für QR-Rechnungen und das Mahnwesen.

Der offene Betrag ergibt sich aus dem Rechnungsbetrag abzüglich bereits erfasster Zahlungen.

Dadurch können auch Teilzahlungen korrekt berücksichtigt werden.

11. Mahnwesen

Die PDF-Suite enthält ein integriertes Mahnwesen mit drei Mahnstufen.

Damit können offene Rechnungen weiterbearbeitet werden, wenn die definierte Zahlungsfrist überschritten wurde.

Mahnstufen

• Mahnstufe 1
• Mahnstufe 2
• Mahnstufe 3

Die einzelnen Mahnstufen können für deinen Geschäftsablauf verwendet werden, beispielsweise als Zahlungserinnerung sowie erste und weitere Mahnung.

PDF-Mahnungen

Mahnungen können als PDF-Dokument erzeugt und per E-Mail versendet werden.

Automatisches Mahnwesen

Wenn du automatisierte Mahnabläufe verwendest, kontrolliere vor der Aktivierung insbesondere:

• Zahlungsfrist
• Abstände zwischen den Mahnstufen
• E-Mail-Texte
• Empfänger
• Offene Beträge

Prüfe ausserdem die für dein Unternehmen geltenden rechtlichen und vertraglichen Vorgaben für Zahlungserinnerungen, Mahnungen und allfällige Gebühren.

12. PDF-Rechnung und QR-Rechnung unterscheiden

Eine normale PDF-Rechnung benötigt nicht zwingend einen QR-Zahlteil.

Du kannst die PDF-Suite beispielsweise so einsetzen:

• Kreditkarte → normale PDF-Rechnung
• TWINT → normale PDF-Rechnung
• PayPal → normale PDF-Rechnung
• QR-Rechnung → PDF-Rechnung mit Swiss QR-Zahlteil
• Manuelle Rechnungszahlung → auf Wunsch PDF-Rechnung mit QR-Zahlteil

Welche Zahlungsarten einen QR-Zahlteil erhalten, bestimmst du in den Einstellungen.

13. Bestellungen nachträglich bearbeiten

Wenn du eine WooCommerce-Bestellung nachträglich änderst, kann das PDF erneut auf Basis der aktuellen Bestelldaten erzeugt werden.

Kontrolliere das Dokument nach Änderungen insbesondere bei:

• Geänderten Kundenadressen
• Geänderten Positionen
• Rabatten
• Steuern
• Teilzahlungen
• Geändertem Zahlungsstatus

14. E-Mail-Versand

Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen werden über den E-Mail-Versand deiner WordPress-Installation verschickt.

Für geschäftliche Websites empfehlen wir die Verwendung einer korrekt eingerichteten SMTP-Lösung.

Wenn Dokumente nicht ankommen, prüfe zuerst:

• Empfängeradresse
• Spam-Ordner
• WordPress-Mailversand
• SMTP-Konfiguration
• Server-Mailprotokolle

15. WooCommerce HPOS

Die SwissWP WooCommerce PDF-Suite ist für die Verwendung mit WooCommerce High-Performance Order Storage (HPOS) aufgebaut.

16. Lizenz

Die Lizenz gilt für eine Website und für den erworbenen Lizenzzeitraum.

Die installierte Plugin-Version kann nach Ablauf der Lizenz weiterhin verwendet werden. Für Updates und neue Versionen wird eine aktive Lizenz benötigt.

17. Häufige Probleme

Der QR-Code wird nicht angezeigt

Kontrolliere:

• Ist für diese Zahlungsart die QR-Rechnung aktiviert?
• Ist noch ein offener Rechnungsbetrag vorhanden?
• Sind IBAN beziehungsweise QR-IBAN korrekt hinterlegt?
• Sind die erforderlichen Firmen- und Bankangaben vollständig?

Die Bestellung soll noch nicht versendet werden

Kontrolliere die Einstellung der WooCommerce-Zahlungsart «QR-Rechnung» und wähle die Variante, bei der die Ware erst nach Zahlungseingang freigegeben wird.

Die Ware soll vor Zahlung versendet werden

Aktiviere bei der Zahlungsart QR-Rechnung die entsprechende Versandoption. Die Bestellung kann dann für den Versand freigegeben werden, obwohl der Rechnungsbetrag weiterhin offen ist.

Der Lieferschein wird nicht automatisch versendet

Kontrolliere:

• Interne Empfängeradresse
• Ausgewählten WooCommerce-Bestellstatus
• WordPress-Mailversand
• SMTP-Konfiguration

Eine Mahnung wird trotz Zahlung angezeigt

Kontrolliere, ob der Zahlungseingang beziehungsweise die Teilzahlung bei der Bestellung vollständig erfasst wurde.

Das PDF kann nicht erstellt werden

Kontrolliere die PHP-Konfiguration deines Webservers.

Für die PDF-Erstellung werden insbesondere die erforderlichen PHP-Komponenten der verwendeten PDF-Bibliothek benötigt. Dazu gehören unter anderem DOM und mbstring.

Umlaute oder Sonderzeichen werden falsch dargestellt

Kontrolliere die verwendeten PDF-Schriften und die PHP-/Server-Konfiguration. Verwende nach Möglichkeit Schriften, welche die benötigten Zeichen vollständig unterstützen.

18. Empfohlener Test nach der Einrichtung

Bevor du die PDF-Suite im produktiven Shop einsetzt, solltest du mindestens folgende Testbestellungen durchführen:

1. Normale Bestellung ohne QR-Rechnung
2. Bestellung mit QR-Rechnung
3. QR-Rechnung mit Versand erst nach Zahlung
4. QR-Rechnung mit Versand vor Zahlung
5. Bestellung mit mehreren MwSt.-Sätzen
6. Lieferschein mit automatischem Versand
7. Teilzahlung
8. Vollständiger Zahlungseingang
9. Test einer Mahnstufe

Kontrolliere dabei PDF-Darstellung, Beträge, Adressen, QR-Zahlteil, E-Mail-Versand und WooCommerce-Bestellstatus.

19. Support

Bei Problemen halte bitte möglichst folgende Informationen bereit:

• WordPress-Version
• WooCommerce-Version
• Version der SwissWP WooCommerce PDF-Suite
• PHP-Version
• Beschreibung des Problems
• Betroffene Bestellnummer
• Screenshot einer Fehlermeldung

So lässt sich ein Problem schneller eingrenzen.