HILFEBEREICH

SwissWP Zahlungsstatus

Installation und erste Schritte

  1. SwissWP Zahlungsstatus installieren und aktivieren.
  2. Unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Lizenz & Updates den Lizenzschlüssel aktivieren.
  3. Unter Allgemein die Automatik und die gewünschten Spaltenbezeichnungen einstellen.
  4. Die Zahlungsarten auswählen, welche manuell verwaltet werden sollen.
  5. Statusbezeichnungen, Farben, Zahlungsfrist und E-Mail-Benachrichtigungen anpassen.
  6. Eine Testbestellung mit Onlinezahlung durchführen.
  7. Eine weitere Testbestellung mit Rechnung oder Banküberweisung durchführen.

Versandstatus und Zahlungsstatus

SwissWP Zahlungsstatus trennt die Bearbeitung und den Versand einer Bestellung vom tatsächlichen Zahlungseingang.

Der normale WooCommerce-Bestellstatus bleibt technisch unverändert. In der Bestellübersicht kann seine Spaltenbezeichnung als Versandstatus angezeigt werden.

Daneben erscheint eine neue, unabhängige Spalte für den Zahlungsstatus.

  • Versandstatus: normaler WooCommerce-Bestellstatus
  • Zahlungsstatus: zusätzlicher Status für den Zahlungseingang

Die Bezeichnungen der beiden Spalten können unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Allgemein angepasst werden.

Verfügbare Zahlungsstatus

  • Offen: Die Zahlung wurde noch nicht bestätigt.
  • Teilbezahlt: Ein Teilbetrag wurde bereits bezahlt.
  • Bezahlt: Die vollständige Zahlung wurde bestätigt.
  • Überfällig: Das Fälligkeitsdatum wurde überschritten.
  • Teilweise rückerstattet: Ein Teilbetrag wurde zurückerstattet.
  • Rückerstattet: Der vollständige Bestellbetrag wurde zurückerstattet.
  • Storniert: Die Zahlung beziehungsweise Bestellung wurde abgebrochen oder storniert.

Die sichtbaren Bezeichnungen und Farben können unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Status & Farben angepasst werden.

Die internen Statusschlüssel bleiben unverändert, damit Filter, Automatik und bestehende Bestellungen weiterhin richtig zugeordnet werden.

Automatische Logik

Neue Bestellungen erhalten standardmässig den Zahlungsstatus Offen.

Bei Onlinezahlungen wartet das Plugin auf die Zahlungsbestätigung von WooCommerce. Erst wenn das verwendete Zahlungsplugin die Zahlung bestätigt, wird der Zahlungsstatus automatisch auf Bezahlt gesetzt.

Fehlgeschlagene und stornierte Onlinezahlungen können automatisch auf Storniert gesetzt werden. Offene oder wartende Onlinezahlungen bleiben auf Offen.

Die automatische Logik kann unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Allgemein einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.

Manuelle Zahlungsarten

Zahlungsarten wie Gegen Rechnung, Banküberweisung oder Nachnahme sollen in der Regel nicht automatisch als bezahlt markiert werden.

Unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Allgemein können die gewünschten manuellen Zahlungsarten per Checkbox ausgewählt werden.

Bestellungen mit einer ausgewählten manuellen Zahlungsart starten mit dem Status Offen. Der Zahlungsstatus wird nach dem tatsächlichen Zahlungseingang manuell geändert.

Die installierten WooCommerce-Zahlungsarten werden mit ihrer Bezeichnung und technischen ID angezeigt.

Zahlungsstatus manuell ändern

Der Zahlungsstatus kann auf drei Arten geändert werden:

  1. Über die Schnellaktion in der WooCommerce-Bestellübersicht
  2. Über die Massenaktionen für mehrere Bestellungen
  3. Über die Zahlungsstatus-Box auf der Bestelldetailseite

Jede Änderung wird als Bestellnotiz dokumentiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wann der Zahlungsstatus geändert wurde.

Schnellaktion in der Bestellübersicht

Bei offenen, teilbezahlten, überfälligen und bezahlten Bestellungen kann direkt in der Spalte Zahlungsstatus eine Schnellaktion angezeigt werden.

Je nach aktuellem Zahlungsstatus stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

  • Als bezahlt: Setzt den Zahlungsstatus auf Bezahlt.
  • Wieder offen: Setzt eine bezahlte Bestellung zurück auf Offen.

Die Schnellaktion kann unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Allgemein deaktiviert werden.

Massenbearbeitung

Mehrere Bestellungen können gleichzeitig auf einen bestimmten Zahlungsstatus gesetzt werden.

  1. Unter WooCommerce > Bestellungen die gewünschten Bestellungen auswählen.
  2. Im Feld Massenaktionen den gewünschten Zahlungsstatus auswählen.
  3. Auf Übernehmen klicken.

Zusätzlich kann der Zahlungsstatus mehrerer Bestellungen auf Nicht gesetzt zurückgesetzt werden.

Bestellungen filtern

In der WooCommerce-Bestellübersicht steht ein zusätzlicher Filter für den Zahlungsstatus zur Verfügung.

Damit können beispielsweise nur folgende Bestellungen angezeigt werden:

  • Offene Bestellungen
  • Teilbezahlte Bestellungen
  • Bezahlte Bestellungen
  • Überfällige Bestellungen
  • Teilweise rückerstattete Bestellungen
  • Vollständig rückerstattete Bestellungen
  • Stornierte Bestellungen
  • Bestellungen ohne Zahlungsstatus

Fälligkeit und Zahlungsfrist

Für manuelle Zahlungsarten kann automatisch ein Fälligkeitsdatum berechnet werden.

Unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Fälligkeit wird die Standard-Zahlungsfrist in Tagen festgelegt.

Beispiel:

  • Bestelldatum: 1. September
  • Zahlungsfrist: 30 Tage
  • Fälligkeitsdatum: 1. Oktober

Mit dem Wert 0 wird die automatische Berechnung des Fälligkeitsdatums deaktiviert.

Das Fälligkeitsdatum kann zusätzlich bei jeder Bestellung manuell geändert oder entfernt werden.

Automatische Überfällig-Markierung

Das Plugin prüft offene und teilbezahlte Bestellungen mit einem gespeicherten Fälligkeitsdatum täglich.

Liegt das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, kann der Zahlungsstatus automatisch auf Überfällig gesetzt werden.

Die automatische Überfällig-Markierung wird unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Fälligkeit aktiviert.

Die Prüfung wird über WordPress-Cron ausgeführt. WordPress-Cron benötigt regelmässige Seitenaufrufe oder einen korrekt eingerichteten Server-Cronjob.

Rückerstattungen

WooCommerce-Rückerstattungen können automatisch ausgewertet werden.

  • Ist nur ein Teil des Bestellbetrags zurückerstattet, wird der Status auf Teilweise rückerstattet gesetzt.
  • Ist der vollständige Bestellbetrag zurückerstattet, wird der Status auf Rückerstattet gesetzt.

Die automatische Rückerstattungslogik kann unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Allgemein deaktiviert werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Kunden und der Betrieb können bei Änderungen des Zahlungsstatus per E-Mail informiert werden.

Die beiden Benachrichtigungen können unter Zahlungsstatus > Einstellungen > E-Mails getrennt aktiviert werden.

Betreff und Inhalt der E-Mail sind frei anpassbar.

Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

  • {site_name} – Name der Website
  • {order_number} – Bestellnummer
  • {status} – Neuer Zahlungsstatus
  • {old_status} – Vorheriger Zahlungsstatus
  • {customer_name} – Name des Kunden
  • {order_link} – Link zur Bestellung

Bestehende Bestellungen

Bestehende WooCommerce-Bestellungen ohne gespeicherten Zahlungsstatus bleiben zunächst auf Nicht gesetzt.

Der Zahlungsstatus kann anschliessend einzeln oder über die Massenbearbeitung gesetzt werden.

Vorhandene Werte des bisherigen Plugins mit dem Meta-Feld _dw_invoice_payment_status werden weiterhin als Offen oder Bezahlt erkannt.

Beim nächsten Speichern oder Bearbeiten des Zahlungsstatus wird der alte Wert in das neue SwissWP-Datenfeld übernommen.

Wechsel vom bisherigen Plugin

  1. Das bisherige Plugin Zahlungsstatus für Gegen Rechnung deaktivieren.
  2. SwissWP Zahlungsstatus installieren und aktivieren.
  3. Lizenz aktivieren.
  4. Manuelle Zahlungsarten kontrollieren.
  5. Bestehende Bestellungen stichprobenartig prüfen.
  6. Eine Onlinezahlung und eine Rechnungsbestellung testen.

Das alte und das neue Zahlungsstatus-Plugin sollten nicht gleichzeitig aktiv sein. SwissWP Zahlungsstatus zeigt eine Warnung an, wenn das bisherige Plugin noch erkannt wird.

Lizenz und Updates

Der Lizenzschlüssel wird unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Lizenz & Updates aktiviert.

Ohne aktive Lizenz werden Zahlungsstatus, Automatik, Spalten, Filter, Massenaktionen und E-Mail-Benachrichtigungen nicht ausgeführt.

Gespeicherte Einstellungen und Zahlungsstatus bleiben bei einer vorübergehend inaktiven Lizenz erhalten.

Verfügbare Aktualisierungen erscheinen in der normalen WordPress-Pluginverwaltung.

Fehlerbehebung

Die Spalte Zahlungsstatus wird nicht angezeigt

Prüfen Sie, ob WooCommerce und SwissWP Zahlungsstatus aktiviert sind. Kontrollieren Sie zusätzlich den Lizenzstatus und laden Sie die WooCommerce-Bestellübersicht neu.

Der normale Bestellstatus heisst weiterhin Status

Die neue Bezeichnung wird in der WooCommerce-Bestellübersicht verwendet. Die internen WooCommerce-Statusnamen und technischen Statusschlüssel bleiben unverändert.

Eine Onlinezahlung bleibt auf Offen

Prüfen Sie, ob die Zahlungsart versehentlich als manuelle Zahlungsart ausgewählt wurde. Kontrollieren Sie zusätzlich, ob das verwendete Zahlungsplugin die WooCommerce-Zahlungsbestätigung ausführt.

Eine Rechnungsbestellung wird automatisch als bezahlt markiert

Wählen Sie die entsprechende Zahlungsart unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Allgemein als manuelle Zahlungsart aus.

Das Fälligkeitsdatum fehlt

Prüfen Sie, ob die Zahlungsart als manuelle Zahlungsart ausgewählt wurde und eine Zahlungsfrist grösser als 0 Tage eingestellt ist.

Eine offene Bestellung wird nicht als überfällig markiert

Prüfen Sie das Fälligkeitsdatum, die automatische Überfällig-Markierung und WordPress-Cron. Die tägliche Prüfung berücksichtigt offene und teilbezahlte Bestellungen.

Eine Rückerstattung wird nicht erkannt

Prüfen Sie, ob die Rückerstattung direkt über WooCommerce erstellt wurde und die automatische Rückerstattungslogik aktiviert ist.

Die E-Mail wird nicht zugestellt

Kontrollieren Sie Empfängeradresse, Spam-Ordner und Mailprotokoll. Für den Versand wird eine korrekt eingerichtete SMTP-Verbindung empfohlen.

Alte Bestellungen zeigen Nicht gesetzt

Diese Bestellungen besitzen noch keinen gespeicherten Zahlungsstatus. Der Status kann einzeln oder über die Massenbearbeitung gesetzt werden.

Eine Statusänderung wird sofort wieder überschrieben

Prüfen Sie, ob das bisherige Zahlungsstatus-Plugin noch aktiv ist oder ein anderes Zahlungsplugin den Status erneut verändert. Es sollte nur eine Zahlungsstatus-Automatik aktiv sein.

Ein Update wird nicht angezeigt

Prüfen Sie die Lizenz unter Zahlungsstatus > Einstellungen > Lizenz & Updates. Suchen Sie anschliessend unter Dashboard > Aktualisierungen erneut nach Updates.