SwissWP Intranet

Was macht SwissWP Intranet?

Das komplette digitale Firmen-Intranet für WordPress

SwissWP Intranet verwandelt WordPress in eine zentrale, geschützte Arbeitsplattform für Mitarbeitende, Teamleitungen und Administratoren. Kunden, Projekte, Aufgaben, Termine, Arbeitszeiten, Dateien, E-Mails, Arbeitsrapporte, Dokumente und interne Kommunikation werden in einer modernen Fullscreen-Anwendung zusammengeführt.

Das Intranet arbeitet ausserhalb des normalen WordPress-Backends und bietet eine aufgeräumte, responsive Benutzeroberfläche. Dadurch lässt sich die Plattform sowohl am Arbeitsplatz als auch auf kleineren Laptops, Tablets und Smartphones komfortabel verwenden.

Ein zentraler Überblick über den Arbeitstag

Das Dashboard zeigt wichtige Informationen aus dem gesamten Unternehmen. Dazu gehören ungelesene E-Mails, neue Chatnachrichten, offene Mitteilungen, aktuelle Aufgaben, Termine, Projektaktivitäten und ungesehene Dateien.

Die optionale KI-Tageshilfe fasst diese Informationen zusammen, erkennt wichtige Vorgänge und erstellt daraus einen übersichtlichen Arbeitsüberblick mit priorisierten nächsten Schritten.

Der Intranet Buddy – Ihr persönlicher digitaler Arbeitsassistent

Der Intranet Buddy ist direkt in SwissWP Intranet integriert und unterstützt Mitarbeitende bei der täglichen Arbeit. Er ist nicht nur ein klassischer KI-Chat, sondern kennt die verfügbaren Bereiche des Intranets und hilft dabei, schneller zur richtigen Information oder Funktion zu gelangen.

Statt sich durch verschiedene Menüs zu klicken, können Mitarbeitende dem Buddy beispielsweise mitteilen, was sie erledigen möchten. Er kann passende Intranet-Bereiche öffnen, zu Kunden, Projekten, Aufgaben, Dokumenten oder Arbeitsrapporten führen und bei der Bearbeitung unterstützen.

Der Buddy kann ausserdem bei typischen Büroarbeiten helfen. Dazu gehören beispielsweise:

• Chatnachrichten an einzelne Mitarbeitende vorbereiten
• Nachrichten für interne Firmen- oder Projektkanäle formulieren
• Briefe und andere Geschäftstexte vorbereiten
• Arbeitsrapporte aus Stichworten oder gesprochenen Informationen erstellen
• Informationen für Kunden oder Projekte strukturieren
• Aufgaben und nächste Arbeitsschritte aufbereiten
• passende Bereiche des Intranets direkt öffnen
• bei der täglichen Organisation und Priorisierung unterstützen

Dadurch wird der Intranet Buddy zur zentralen Anlaufstelle für viele alltägliche Arbeiten. Mitarbeitende müssen nicht immer wissen, in welchem Modul sich eine bestimmte Funktion befindet – sie können dem Buddy einfach sagen, was sie benötigen.

Arbeiten im Kontext von Kunden und Projekten

Besonders hilfreich ist der Buddy bei projektbezogenen Arbeiten. Wird er innerhalb eines Kunden oder Projekts verwendet, können Arbeitsaufträge und Texte direkt im passenden Zusammenhang vorbereitet werden. So lassen sich beispielsweise ein Arbeitsrapport, eine interne Nachricht oder ein Geschäftsdokument schneller erstellen.

Vom Chat zur konkreten Aktion

Der Intranet Buddy soll nicht nur Antworten liefern, sondern Mitarbeitende möglichst direkt bei ihrem nächsten Arbeitsschritt unterstützen. Wenn für eine Aufgabe ein bestimmter Bereich benötigt wird, kann er den Benutzer an die passende Stelle im Intranet führen und die benötigten Informationen bereits vorbereiten.

Damit wird SwissWP Intranet von einer reinen Verwaltungsplattform zu einem interaktiven digitalen Arbeitsplatz, bei dem Kommunikation, Projekte, Aufgaben, Dateien, Dokumente, Arbeitszeiten und KI-Unterstützung direkt miteinander verbunden sind.

Kunden, Projekte und Aufgaben organisieren

Kunden und Projekte lassen sich zentral verwalten und miteinander verknüpfen. Für jedes Projekt können eine Projektleitung, beteiligte Mitarbeitende, Status, Fortschritt, Zeitbudget, Beschreibung und Fristen hinterlegt werden.

Aufgaben werden Projekten zugeordnet und mit verantwortlichen Mitarbeitenden, Priorität, Status und Fälligkeitsdatum versehen. Projekt- und Aufgabenstatus können im Backend frei an den eigenen Arbeitsablauf angepasst werden.

Mitarbeitende sehen grundsätzlich nur Projekte, für die sie freigeschaltet wurden. Teamleitungen und Administratoren erhalten eine übergreifende Verwaltungsansicht.

Firmenchat, Direktnachrichten und privater KI-Assistent

Der integrierte Firmenchat unterstützt allgemeine Firmenkanäle, automatisch erstellte Projektkanäle, private Direktnachrichten und einen persönlichen KI-Chat.

Mitarbeitende können mit @Erwähnungen direkt angesprochen werden. Ungelesene Nachrichten werden automatisch erkannt und mit Zählern angezeigt. Private Direktnachrichten bleiben ausschliesslich für die beteiligten Personen sichtbar, während der persönliche KI-Chat nur vom jeweiligen Benutzer geöffnet werden kann.

Eigene Nachrichten können gelöscht werden. Administratoren können Kanäle verwalten, Nachrichten entfernen oder den gesamten Inhalt eines Kanals leeren, ohne den Kanal selbst zu löschen.

KI-Bilder direkt im Firmenchat erstellen und bearbeiten

Im Firmenchat lassen sich neue Bilder mit KI erstellen oder bestehende Bilder bearbeiten. Chatbilder können direkt ausgewählt und zusammen mit zusätzlich hochgeladenen Bildern als Vorlage verwendet werden.

Mehrere Bilder lassen sich gemeinsam verarbeiten. Bildformate wie 16:9, 9:16, 1:1 oder 4:5 werden aus dem eingegebenen Auftrag erkannt oder über eine kompakte Formatauswahl festgelegt.

Administratoren können im Backend das gewünschte Replicate-Bildmodell auswählen:

• GPT Image 2: hochwertige Bildgenerierung und Bildbearbeitung
• Nano Banana 2: ausgewogenes Verhältnis zwischen Qualität, Geschwindigkeit und Kosten
• P-Image-Edit: günstige Lösung für Bildbearbeitungen

Erstellte und bearbeitete Bilder erscheinen direkt im Chat und werden automatisch in der geschützten Dateiablage gespeichert. Laufende Bildaufträge bleiben auch beim Wechsel in einen anderen Intranet-Bereich erhalten.

Geschützte Dateiablage mit Projektbezug

Dateien können Kunden und Projekten zugeordnet, in Ordnern organisiert und über Suche und Filter schnell gefunden werden. Mehrere Dateien lassen sich gleichzeitig hochladen.

Unterstützt werden unter anderem Bilder, PDF-Dateien, Office-Dokumente, CSV-Dateien, ZIP-Archive, Audio und Videos. Generierte KI-Bilder und Anhänge aus Arbeitsrapporten werden ebenfalls in der zentralen Dateiablage erfasst.

Downloads erfolgen über eine geschützte Intranet-Funktion. Dateien aus privaten Chats oder dem persönlichen KI-Chat bleiben nur für die berechtigten Personen zugänglich.

Zeiterfassung und Arbeitsrapporte

Arbeitszeiten können direkt einem Projekt zugeordnet werden. Der integrierte Live-Timer zeigt die laufende Zeit unmittelbar an. Erfasste Zeiten lassen sich als verrechenbar oder nicht verrechenbar kennzeichnen und erscheinen in der Projektübersicht.

Arbeitsrapporte können zentral oder direkt innerhalb eines Projekts erstellt werden. Erfasst werden unter anderem Datum, Dauer, Zusammenfassung, ausgeführte Arbeiten, Material, offene Punkte und interne Notizen.

Zusätzlich können Bilder und PDF-Dateien als geschützte Rapportanhänge hochgeladen werden. Die Rapportzeit lässt sich direkt in die Projektzeiterfassung übernehmen.

Mit Replicate Whisper können Arbeitsinformationen per Mikrofon aufgenommen und transkribiert werden. Die KI strukturiert den gesprochenen oder eingegebenen Text und überträgt die Ergebnisse in bearbeitbare Formularfelder.

Integrierte Dokumenterstellung

Mit dem Dokumente-Bereich können professionelle Geschäftsdokumente direkt im Intranet erstellt und einem Kunden oder Projekt zugeordnet werden.

Unterstützt werden:

• Briefe
• Offerten
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Mahnungen
• Gutschriften
• Protokolle

Die Eingabefelder passen sich automatisch dem gewählten Dokumenttyp an. Ein Brief zeigt beispielsweise keine unnötigen Rechnungsfelder an.

Rechnungspositionen bestehen aus einem hervorgehobenen Titel und einer ausführlichen Beschreibung. Menge, Einheit, Einzelpreis und MWST werden pro Position erfasst. Dadurch können normale, reduzierte und von der MWST befreite Leistungen innerhalb desselben Dokuments verwendet werden.

MWST-Sätze, Standard-MWST, Absender, Logo, Bankangaben, UID, Farben, Schriftbild, Seitenränder, Abstände und weitere PDF-Einstellungen können im Backend angepasst werden.

Für Schweizer Fenstercouverts stehen Empfängerpositionen links und rechts zur Verfügung. Zusätzlich kann eine internationale Position oder die Ausgabe ohne Fenstercouvert gewählt werden.

Fertige Dokumente werden als echte PDF-Datei erstellt und können direkt über das konfigurierte Firmenpostfach versendet werden. Verrechenbare Projektstunden lassen sich als Rechnungsposition übernehmen.

Detaillierte Projekt-PDF erstellen

Für jedes Projekt kann eine ausführliche Projektakte erstellt werden. Sie enthält die wichtigsten Informationen zu Kunde, Projekt, Projektteam, Aufgaben, Arbeitszeiten, Rapporten und Dateien.

Die Projektakte kann gedruckt oder über die Druckfunktion des Browsers als PDF gespeichert werden.

E-Mails direkt im Intranet

SwissWP Intranet verbindet sich über IMAP und SMTP direkt mit dem eigenen Firmen-Mailserver. Ein zusätzliches Gmail- oder Microsoft-Konto ist nicht erforderlich.

E-Mails können im Intranet gelesen, beantwortet, durchsucht, verschoben und mit Anhängen versendet werden. Neue Nachrichten werden automatisch im Hintergrund geprüft, ohne dass die gesamte Seite neu geladen werden muss.

Bekannte Kunden werden anhand ihrer E-Mail-Adresse erkannt. Eingehende und versendete Nachrichten können dadurch dem passenden Kunden oder Projekt zugeordnet und als Projektverlauf angezeigt werden.

Anpassbare Anmeldung und Zwei-Faktor-Schutz

Firmenname, Logo, Primärfarbe und Intranet-Pfad können individuell eingestellt werden. Zusätzlich lässt sich die Loginseite mit eigenen Texten, Farben, Buttonbeschriftungen und einem Hintergrundbild gestalten.

In Verbindung mit SwissWP Security unterstützt die Intranet-Anmeldung die Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Code, Wiederherstellungscode und vertrauenswürdigem Gerät.

Modular und flexibel einsetzbar

Alle wichtigen Bereiche können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden. Nicht benötigte Module verschwinden vollständig aus der Navigation. Dadurch eignet sich SwissWP Intranet sowohl für kleine Teams als auch für Unternehmen mit umfangreicheren Projekt- und Verwaltungsabläufen.

Die optionale KI-Unterstützung wird über einen eigenen Replicate API-Token betrieben. Ohne KI-Konfiguration bleiben alle klassischen Intranet-, Projekt-, Datei-, Office-, Zeit- und Kommunikationsfunktionen verwendbar.

Funktionen von SwissWP Intranet

• Eigenständiges Fullscreen-Mitarbeiter-Dashboard
• Modernes responsives Business-Design
• Optimiert für Desktop, Laptop, Tablet und Smartphone
• Eigenes Firmenlogo und eigene Primärfarbe
• Individuell anpassbarer Intranet-Pfad
• Gestaltbare Intranet-Loginseite
• Eigene Logintexte, Farben und Hintergrundbilder
• Kompatibilität mit SwissWP Security
• Zwei-Faktor-Anmeldung per E-Mail-Code
• Unterstützung von Wiederherstellungscodes
• Unterstützung vertrauenswürdiger Geräte
• Mitarbeiter-, Teamleiter- und Administratorrollen
• Geschützter Frontend-Zugang für Mitarbeitende
• Mitarbeiterverwaltung
• Kundenverwaltung
• Projektverwaltung
• Projektteam und Projektleitung
• Zugriffssteuerung anhand der Projektzuordnung
• Frei definierbare Projektstatus
• Projektfortschritt und Zeitbudget
• Projektbeschreibungen und Projektfristen
• Projekte inklusive Projektchat löschen
• Detaillierte Projektakte erstellen
• Projektakte drucken oder als PDF speichern
• Aufgaben mit Verantwortlichen
• Aufgaben mit Status, Priorität und Frist
• Frei definierbare Aufgabenstatus
• Monatskalender
• Allgemeine und projektbezogene Termine
• Allgemeiner Firmenchat
• Frei erstellbare Firmenkanäle
• Automatisch erstellte Projekt-Chats
• Private Direktnachrichten
• Persönlicher privater KI-Chat
• Mitarbeitende mit @Erwähnungen markieren
• Ungelesene Chat-Hinweise
• Automatische Aktualisierung der Chat-Zähler
• Wiederherstellung der letzten Chatposition
• Automatisches Scrollen zu neuen Nachrichten
• Eigene Chatnachrichten löschen
• Firmenkanäle durch Administratoren löschen
• Gesamten Nachrichtenverlauf eines Kanals leeren
• Dateien im Firmenchat hochladen
• Sprachnachrichten im Firmenchat
• KI-Fragen direkt im Firmenchat
• KI-Zugriff auf berechtigte Projektinformationen
• KI-Zugriff auf berechtigte Dateien
• KI-Bilder direkt im Chat erstellen
• Bestehende Chatbilder mit KI bearbeiten
• Eigene Bilder für die KI-Bearbeitung hochladen
• Mehrere Bilder gemeinsam bearbeiten
• Bis zu acht Bildvorlagen kombinieren
• Bildformat automatisch aus dem Auftrag erkennen
• Manuelle Formatauswahl für KI-Bilder
• Unterstützung von 16:9, 9:16, 1:1 und 4:5
• Laufende Bildaufträge im Hintergrund
• Statusanzeige für laufende Bildaufträge
• Generierte Bilder automatisch unter Dateien speichern
• Optimierte Bildvorschauen im Chat
• Lazy Loading für Chatbilder
• Bildmodell im Backend auswählen
• GPT Image 2 über Replicate
• Nano Banana 2 über Replicate
• P-Image-Edit über Replicate
• Firmenmitteilungen
• Optionale Lesebestätigung
• Offene Mitteilungen im Dashboard
• Geschützte Projekt- und Kundendateien
• Eigene Dateiordner
• Mehrfachupload von Dateien
• Dateisuche
• Projektfilter für Dateien
• Dateitypfilter
• Geschützte Dateidownloads
• Unterstützung für Bilder und PDF-Dateien
• Unterstützung für Office-Dateien und CSV
• Unterstützung für ZIP-Archive
• Unterstützung für Audio und MP4
• Private Dateien in Direktnachrichten
• Private Dateien im persönlichen KI-Chat
• Projektbezogene Zeiterfassung mit Live-Timer
• Sichtbare laufende Arbeitszeit
• Verrechenbare und nicht verrechenbare Zeiten
• Projektbezogene Zeitauflistung
• Fehlerhafte Zeiteinträge löschen
• Arbeitsrapporte
• Arbeitsrapporte zentral oder im Projekt erstellen
• Kunde vor Projekt auswählen
• Rapportzeit direkt in Projektzeit übernehmen
• Bilder an Arbeitsrapporte anhängen
• PDF-Dateien an Arbeitsrapporte anhängen
• Geschützte Rapportanhänge
• Sprachaufnahme für Arbeitsrapporte
• Replicate Whisper Transkription
• KI-Rapportstrukturierung
• Projektbezogener KI-Kontext für Arbeitsrapporte
• KI-Projektzusammenfassung
• KI-Empfehlungen für nächste Projektschritte
• KI-Tageshilfe im Dashboard
• Übersicht ungelesener E-Mails
• Übersicht ungesehener Dateien
• Übersicht ungelesener Chatnachrichten
• Übersicht offener Aufgaben
• Übersicht aktueller Termine
• Übersicht ausstehender Mitteilungen
• Übersicht aktueller Projektaktivitäten
• Priorisierte nächste Schritte im Dashboard
• Integrierter Office-Bereich
• Briefe erstellen
• Offerten erstellen
• Auftragsbestätigungen erstellen
• Rechnungen erstellen
• Mahnungen erstellen
• Gutschriften erstellen
• Protokolle erstellen
• Dokumente Kunden und Projekten zuordnen
• Automatische Dokumentnummern
• Dokumentabhängige Status
• Dokumentabhängige Eingabefelder
• Formatierbarer Dokumentinhalt
• KI-Entwürfe für Dokumente
• Getrennte Titel und Beschreibungen für Rechnungspositionen
• Mehrzeilige Positionsbeschreibungen
• Menge und Einheit pro Position
• Einzelpreis pro Position
• Individuelle MWST pro Position
• Gemischte MWST-Sätze innerhalb eines Dokuments
• MWST-Sätze im Backend verwalten
• Standard-MWST-Satz festlegen
• Verrechenbare Projektstunden als Position übernehmen
• Anpassbares PDF-Design
• Eigenes Logo und Absender im PDF
• Anpassbare PDF-Farbe
• Anpassbare Schrift und Abstände
• Anpassbare Seitenränder
• Anpassbare Logo-Position und Logogrösse
• Schweizer Couvertprofil mit Fenster rechts
• Schweizer Couvertprofil mit Fenster links
• Internationales Couvertprofil
• PDF-Ausgabe ohne Fenstercouvert
• Empfängerposition passend zum Couvertprofil
• Bankangaben und UID im PDF
• Dokumente als echte PDF-Datei erstellen
• Dokumente als PDF-Anhang versenden
• Dokumente kopieren
• Dokumente löschen
• KI-E-Mail-Entwürfe
• IMAP-Posteingang über den eigenen Firmen-Mailserver
• SMTP-Versand über den eigenen Firmen-Mailserver
• IMAP-Ordner anzeigen
• E-Mails lesen
• E-Mails beantworten
• E-Mails durchsuchen
• E-Mails in andere Ordner verschieben
• E-Mail-Anhänge anzeigen
• Dateianhänge per E-Mail versenden
• Automatische Prüfung auf neue E-Mails
• E-Mail-Aktualisierung ohne vollständiges Neuladen
• E-Mails nach dem Öffnen automatisch als gelesen markieren
• Automatische Kundenerkennung anhand der Absender-E-Mail
• Projektbezogene E-Mails mit Verlauf
• IMAP-Verbindungstest
• SMTP-Testversand
• Verschlüsselte Speicherung der Mail-Passwörter
• Eigener Replicate API-Token
• Auswahl des Replicate-Textmodells
• Auswahl des Replicate-Bildmodells
• Optionale KI-Funktionen
• Modular ein- und ausschaltbare Bereiche
• Deaktivierte Module verschwinden aus der Navigation
• sprachgesteuerter Intranet Buddy der aktiv helfen kann
• SwissWP Lizenz- und Update-System

WordPress Plugin für den praktischen Einsatz

SwissWP Intranet erweitert WordPress im Bereich Business & Organisation um gezielte Funktionen für Unternehmen, Onlineshops und professionelle WordPress-Websites. Das Plugin wird direkt in WordPress installiert und kann nach der Aktivierung über die integrierten Einstellungen konfiguriert werden.

Lizenz und Updates

Jede Lizenz ist für genau eine WordPress-Website gültig. Sie wählen beim Kauf eine Update-Laufzeit von 1, 2 oder 3 Jahren. Während dieser Laufzeit werden verfügbare neue Versionen direkt über die normale WordPress-Aktualisierung bereitgestellt. Nach Ablauf läuft das bereits aktivierte Plugin auf der gebundenen Website weiter. Für weitere Updates kann die Lizenz jederzeit per Payrexx-Einmalzahlung verlängert werden.

Voraussetzungen

WordPress 6.5 oder neuer
PHP 8.1 oder neuer
HTTPS für Browser-Mikrofon empfohlen/erforderlich
Replicate API-Token nur für KI- und Sprachfunktionen erforderlich
Für das E-Mail-Modul: gültige IMAP- und SMTP-Zugangsdaten des Firmen-Mailservers

Installation auf Ihrer WordPress-Website

Das Plugin kann wie eine normale WordPress-Erweiterung installiert werden. Auf Wunsch übernehmen wir zusätzlich die Installation, Lizenzaktivierung und Grundkonfiguration auf Ihrer Website.