Was macht SwissWP Mail?
E-Mails direkt im WordPress-Backend verwalten
SwissWP Mail erweitert das normale WordPress-Backend um einen übersichtlichen Mailclient. Das Firmenpostfach wird über IMAP eingebunden, während neue Nachrichten und Antworten über den hinterlegten SMTP-Server versendet werden.
Berechtigte Mitarbeitende können E-Mails empfangen, lesen, durchsuchen, beantworten, verschieben und löschen, ohne zwischen WordPress und einem separaten Mailprogramm wechseln zu müssen.
IMAP-Posteingang mit Ordnern und Suche
SwissWP Mail greift direkt auf das hinterlegte IMAP-Postfach zu. Bestehende Mailordner werden im WordPress-Backend angezeigt und können bequem geöffnet werden.
- Posteingang direkt im WordPress-Backend
- Vorhandene IMAP-Ordner anzeigen
- Neue Mailordner erstellen
- Nach Betreff, Absender oder Inhalt suchen
- Nur ungelesene Nachrichten anzeigen
- Nachrichten verschieben oder löschen
- E-Mails wieder als ungelesen markieren
Neue E-Mails über SMTP versenden
Neue Nachrichten und Antworten werden über den eigenen SMTP-Server des Unternehmens verschickt. Absenderadresse, Absendername, SMTP-Server, Port, Verschlüsselung und Zugangsdaten können direkt in SwissWP Mail hinterlegt werden.
IMAP und SMTP lassen sich separat testen. Dadurch kann vor der Verwendung kontrolliert werden, ob der Posteingang und der Versand erreichbar sind.
WordPress- und WooCommerce-E-Mails über das gleiche Konto senden
SwissWP Mail kann optional auch den Versand von WordPress-Systemmails, Formularnachrichten und WooCommerce-E-Mails übernehmen.
Administratoren wählen dafür einen von drei Versandwegen:
- WordPress-Standard: SwissWP Mail greift nicht in den bisherigen Versand ein.
- SwissWP SMTP oder anderes SMTP-Plugin: Das bereits installierte SMTP-Plugin bleibt zuständig.
- SwissWP Mail-Konto: Alle über
wp_mail()versendeten WordPress- und WooCommerce-Mails verwenden das in SwissWP Mail hinterlegte SMTP-Konto.
Standardmässig bleibt der bisherige WordPress-Versandweg aktiv. SwissWP Mail übernimmt Systemmails erst, wenn ausdrücklich das SwissWP-Mail-Konto ausgewählt wird.
Persönliche und allgemeine SwissWP-Mail-Signaturen werden nicht automatisch an WordPress- oder WooCommerce-Systemmails angehängt. Dadurch bleiben die von WordPress, WooCommerce oder einem Formularplugin erstellten E-Mail-Vorlagen unverändert.
E-Mails beantworten und Anhänge verwenden
Eine empfangene Nachricht kann direkt aus dem Posteingang beantwortet werden. Die ursprüngliche Nachricht wird als übersichtliches Zitat unterhalb der Antwort eingefügt.
- Direkte Antwortfunktion
- Originalnachricht als Zitat übernehmen
- Bis zu zehn Dateien pro Nachricht hochladen
- Maximal 20 MB pro versendetem Anhang
- Empfangene Anhänge geschützt herunterladen
- Unterstützung für Bilder, PDF, Office-Dateien, ZIP, CSV und Textdateien
Automatische Aktualisierung ohne Neuladen
Während SwissWP Mail geöffnet ist, wird das Postfach regelmässig im Hintergrund auf neue Nachrichten geprüft. Das Prüfintervall kann auf 30, 60 oder 120 Sekunden eingestellt werden.
Der Ungelesen-Zähler und die Nachrichtenliste werden automatisch aktualisiert. Wird eine ungelesene E-Mail geöffnet, markiert SwissWP Mail sie nach zwei Sekunden als gelesen.
Allgemeine und persönliche Signaturen
Administratoren können eine allgemeine E-Mail-Signatur hinterlegen. Zusätzlich kann jeder freigegebene Benutzer in seinem WordPress-Profil eine persönliche Signatur definieren.
Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:
{name}– Anzeigename des Benutzers{email}– E-Mail-Adresse des Benutzers{firma}– Name der WordPress-Website{funktion}– Funktion des Benutzers{telefon}– Telefonnummer des Benutzers
Kontrollierter Zugriff für WordPress-Rollen
Administratoren haben immer Zugriff auf SwissWP Mail. Zusätzlich können weitere WordPress-Benutzerrollen gezielt freigegeben werden.
Nicht freigegebene Benutzer sehen SwissWP Mail nicht in ihrer Backend-Navigation und können die geschützten Mailfunktionen nicht aufrufen.
Geschützter Umgang mit Zugangsdaten
Die hinterlegten IMAP- und SMTP-Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. SwissWP Mail verwendet dafür die WordPress-Sicherheitsschlüssel und – abhängig von der Serverumgebung – Sodium Secretbox oder OpenSSL.
Steht keine unterstützte Verschlüsselungsmethode zur Verfügung, wird das eingegebene Passwort nicht gespeichert.
Versandverlauf im WordPress-Backend
Über den SwissWP-Mail-Mailclient versendete Nachrichten werden in einem lokalen Versandverlauf protokolliert. Angezeigt werden Datum, Empfänger, Betreff, Absender, verwendete Anhänge und Versandstatus.
Der Versandverlauf umfasst die Nachrichten, die direkt über den SwissWP-Mail-Mailclient verschickt wurden. Automatische WordPress-, Formular- und WooCommerce-Systemmails werden nicht zusätzlich in diesem lokalen Verlauf gespeichert.
Für Desktop, Notebook und Smartphone optimiert
Die Oberfläche passt sich an unterschiedliche Bildschirmgrössen an. Auf kleineren Geräten wird die geöffnete Nachricht in einer platzsparenden Ansicht dargestellt, während Postfach, Ordner und Bedienung weiterhin erreichbar bleiben.
Eigene Hilfe und Verbindungstests
SwissWP Mail enthält eine integrierte Hilfeseite. Administratoren können die IMAP- und SMTP-Verbindung separat testen und erhalten Hinweise zur Konfiguration des Postfachs und des Systemmail-Versands.
Ihre Vorteile
- E-Mails direkt innerhalb von WordPress bearbeiten
- Weniger Wechsel zwischen verschiedenen Programmen
- Gemeinsamer Zugriff auf ein Firmenpostfach
- Eigener Mailserver statt zusätzlichem Cloud-Maildienst
- Übersichtlicher Posteingang mit Ordnern und Suche
- Direkter SMTP-Versand mit Anhängen
- Optionaler SMTP-Versand für WordPress und WooCommerce
- Freie Wahl zwischen WordPress, bestehendem SMTP-Plugin und SwissWP Mail
- Flexible Rollen- und Signaturverwaltung
- Automatische Prüfung auf neue Nachrichten
- Responsive Bedienung auf kleineren Bildschirmen
Wichtige technische Hinweise
SwissWP Mail kann WordPress- und WooCommerce-E-Mails übernehmen, sofern diese über die WordPress-Funktion wp_mail() versendet werden. Erweiterungen, die E-Mails direkt über eine eigene API oder einen externen Versanddienst verschicken, werden von dieser Einstellung nicht erfasst.
Es sollte nur ein SMTP-Versandweg gleichzeitig aktiv sein. Wird das SwissWP-Mail-Konto ausgewählt, sollte ein zusätzliches SMTP-Plugin nicht gleichzeitig versuchen, dieselben E-Mails umzuleiten.
SwissWP Mail verwendet die klassische Anmeldung mit Benutzername und Passwort beziehungsweise App-Passwort. OAuth2-Anmeldungen für Microsoft 365 oder Google Workspace sind in Version 1.0.1 nicht enthalten.
Funktionen von SwissWP Mail
- Eigenständiger Mailclient im WordPress-Backend
- IMAP-Posteingang mit PHP-IMAP oder integriertem Socket-Fallback
- Vorhandene IMAP-Ordner anzeigen
- Neue Mailordner erstellen
- Suche nach Absender, Betreff und Inhalt
- Filter für ungelesene E-Mails
- Nachrichten lesen und beantworten
- Originalnachricht beim Antworten zitieren
- Nachrichten verschieben
- Nachrichten als ungelesen markieren
- Papierkorb-Erkennung beim Löschen
- Empfangene Anhänge geschützt herunterladen
- SMTP-Versand über den eigenen Mailserver
- Mehrere Anhänge versenden
- Bis zu zehn Anhänge mit maximal 20 MB pro Datei
- Wählbarer Versandweg für WordPress-Systemmails
- Wählbarer Versandweg für WooCommerce-E-Mails
- Unterstützung für über wp_mail() versendete Formularmails
- WordPress-Standardversand auswählbar
- SwissWP SMTP oder anderes SMTP-Plugin auswählbar
- SwissWP-Mail-SMTP-Konto auswählbar
- Warnung bei unvollständiger SMTP-Konfiguration
- Systemmails ohne zusätzliche SwissWP-Mail-Signatur
- Lokaler Versandverlauf des Mailclients
- Allgemeine Firmensignatur
- Persönliche Signatur pro WordPress-Benutzer
- Signatur-Platzhalter für Benutzer- und Firmendaten
- Zugriff für auswählbare WordPress-Rollen
- Automatische Prüfung alle 30, 60 oder 120 Sekunden
- Live-Aktualisierung des Ungelesen-Zählers
- Automatische Lesemarkierung nach zwei Sekunden
- Verschlüsselte Speicherung der Mailpasswörter
- Separate IMAP- und SMTP-Verbindungstests
- Responsive Backend-Oberfläche
WordPress Plugin für den praktischen Einsatz
SwissWP Mail erweitert WordPress im Bereich Kommunikation / E-Mail um gezielte Funktionen für Unternehmen, Onlineshops und professionelle WordPress-Websites. Das Plugin wird direkt in WordPress installiert und kann nach der Aktivierung über die integrierten Einstellungen konfiguriert werden.
Lizenz und Updates
Jede Lizenz ist für genau eine WordPress-Website gültig. Sie wählen beim Kauf eine Update-Laufzeit von 1, 2 oder 3 Jahren. Während dieser Laufzeit werden verfügbare neue Versionen direkt über die normale WordPress-Aktualisierung bereitgestellt. Nach Ablauf läuft das bereits aktivierte Plugin auf der gebundenen Website weiter. Für weitere Updates kann die Lizenz jederzeit per Payrexx-Einmalzahlung verlängert werden.
Voraussetzungen
WordPress 6.5 oder neuer
PHP 8.1 oder neuer
IMAP-Zugangsdaten des gewünschten Postfachs
SMTP-Zugangsdaten des gewünschten Mailservers
Ausgehende IMAP- und SMTP-Verbindungen müssen vom Webhosting erlaubt sein
SSL/TLS oder STARTTLS wird empfohlen
WordPress- und WooCommerce-Systemmails müssen über wp_mail() versendet werden
Für Microsoft 365 oder Google Workspace kann ein App-Passwort erforderlich sein
OAuth2 wird in Version 1.0.1 nicht unterstützt
Installation auf Ihrer WordPress-Website
Das Plugin kann wie eine normale WordPress-Erweiterung installiert werden. Auf Wunsch übernehmen wir zusätzlich die Installation, Lizenzaktivierung und Grundkonfiguration auf Ihrer Website.